Montag, 18.02.2019

Aschaffenburg will mit neuem Online-Service bürgernäher werden

"E-Akten" statt dicken Ordnern

Aschaffenburg
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Collage Digitales Rathaus Bildunterschrift 2019-01-31 --> Aus der konventionellen Verwaltung wird das digitale Rathaus.Fotos: Stefan Gregor, Peter Steffen (dpa), ME-Collage
Foto: Heinz Mechler
Lenken den Digitalisierungsprozess im Aschaffenburger Rathaus: Joachim Kemper (links) und Christian Patalong. Foto: Petra Reith
Foto: Petra Reith

Wenn sie »Di­gi­ta­li­sie­rung in der Stadt­ver­wal­tung« hö­ren, den­ken vie­le an tech­ni­sche Lö­sun­gen. Die Tech­nik spielt auch ei­ne Rol­le, doch: »80 Pro­zent ist Or­ga­ni­sa­ti­on« sagt Chris­ti­an Pa­ta­long.

Der Büroleiter des Aschaffenburger Oberbürgermeisters gehört zur Lenkungsgruppe, die den Digitalisierungsprozess im Rathaus der Stadt betreut und vorantreibt.

Die Schriftgut-Verwaltung sei schon immer die Kernaufgabe der Rathäuser gewesen, sagt Patalong. Durch die Digitalisierung werde sie nicht ersetzt, aber grundlegend verändert: zum »Informations-Management.

Weit mehr als nur »papierlos«

Elektronische Dateien (»E-Akten«) rücken an die Stelle von Aktenordnern oder Plänen. Es gehe aber nicht nur um die »papierlose Verwaltung«, die früher angestrebt wurde, um Kosten zu sparen. Die Digitalisierungsstrategie gehe viel weiter. Die Stadt Aschaffenburg wolle das Ziel bis 2025 komplett umgesetzt haben: »Was die Menschen von der Verwaltung brauchen, sollen sie digital bekommen.«

Die Bürger selbst wendeten sich bereits digital an ihr Rathaus, verdeutlicht Joachim Kemper, der als Chef des Aschaffenburger Stadt- und Stiftsarchivs ebenfalls in der Lenkungsgruppe des Digitalisierungsprozesses mitarbeitet. Längst hätten E-Mais den Schriftverkehr auf Papier ersetzt, seien Online-Fomulare für alle möglichen Verwaltungsleistungen gebräuchlich. Das gelte es konsequent auszubauen.

Der erste Schritt sei es, alle Schriftstücke oder Akten, die noch auf Papier und nicht elektronisch eingehen, zu digitalisieren. Anschließend sollen alle berechtigten Mitarbeiter überall und jederzeit darauf zugreifen können - im Büro ebenso wie auf Baustellen.

Das sei ein klarer Vorteil der Digitalisierung: Jedes Schriftstück sei nur noch einmal vorhanden, Unterlagen müssten nicht mehr kopiert werden, nicht mehr durchs Haus wandern, nicht mehr langwierig gesucht werden. Der Umgang mit den Akten werde effektiver, entsprechend schneller bekämen die Menschen die gewünschte Leistung.

Da komme neben der Technik die Frage der Organisation ins Spiel, so Kemper und Patalong. Damit alle »geschäftsrelevanten« Unterlagen vom Eingang bis zur Archivierung im digitalen System bleiben können, müssten etliche Voraussetzungen erfüllt sein.

Erstens ein einheitliches Ablagesystem, damit die Dokumente auch jederzeit auffindbar seien.

Ebenso müssten Datenschutz, Vertraulichkeit und Datensicherheit gewährleistet sein.

Sicherstellen müsse die Verwaltung drittens, dass Unterlagen nicht manipuliert oder vernichtet werden, dass sie also ihre Nachweisfähigkeit behalten.

Dazu kommt der Blick in die Zukunft: Die Datensätze müssten nach der Archivierung dauerhaft verfügbar und lesbar bleiben.

Für die Mitarbeiter heißt das: Alle arbeiten auf einer Plattform. Sie müsse mitziehen und entsprechend geschult werden. »Im ersten Moment erhöht sich damit der Arbeitsaufwand für die Mitarbeiter«, räumt Patalong ein. Langfristig verspreche die Digitalisierung jedoch eine Entlastung.

Die Nötige Infrastruktur zur Datenübertragung sei in Aschaffenburg vorhanden. Das interne System steht ebenfalls, so Patalong und Kemper. Der Aschaffenburger Stadtrat habe zudem grünes Licht für eine Organisationsstelle im Rathaus gegeben. Mit ihrer Hilfe dieser Fachkraft soll die Digitalisierung jetzt flächendeckend auf alle Verwaltungsbereiche ausgedehnt werden.

bAlle Beiträge der Serie unter www. main-echo.de/digitale-welt. Am Samstag schauen wir unter anderem, wie sich das Militär wandelt : »Krieg 4.0«.

Hintergrund: Auf dem Weg zur »Smart City«

Der Digitalisierungsprozess in der Stadtverwaltung oder die Digitalisierung an Schulen, die parallel dazu läuft, sind nur zwei von vielen Baustellen der Stadt Aschaffenburg auf dem Weg zur »Smart City«.

Kräftig wirken die Stadtwerke Aschaffenburg mit, bei denen nun auch das digitale Gründerzentrum für die Region bayerischer Untermain angesiedelt ist. Die Stadtwerke haben ein öffentliches W-Lan-Netz aufgebaut, derzeit basteln sie an einem Long Range Wide Area Netz (LoRaWAN) für das »Internet der Dinge«: die Interaktion zwischen Menschen und elektronischen Systemen, die miteinander vernetzt sind. Zugleich entsteht ein intelligentes Mess-Netz, um etwa die Energieversorgung zu steuern.

Zwei Drittel der Aschaffenburger Grundstücke haben bereits Glasfaser-Anschluss, berichtet Stadtwerkeleiter Dieter Gerlach. Damit die Lücken geschlossen werden können, verlegen die Stadtwerke bei allen Straßenbauprojekten ein Rohrsystem für Lichtwellenleiter (Speed Pipes). ()

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